La réunion est avant tout un outil de communication qui permet notamment aux personnes de :

• communiquer des informations
• développer et partager des idées
• d’avancer dans des projets en prenant des décisions
• de soulever et de résoudre des problématiques en trouvant une solution adaptée à l’entreprise

Il existe également plusieurs types de réunion : des points individuels, des entretiens, etc… Dans notre article nous allons focaliser ces bonnes pratiques sur des réunions de type avancement/présentation/lancement de projet ou d’animation d’équipes.

Il existe des bonnes pratiques pour animer et gérer une réunion en entreprise de manière efficace, nous allons à la suite de cet article présenter quelques bonnes pratiques qui visent à optimiser la gestion d’une réunion.

Attention, cependant, certaines de ces bonnes pratiques ne sont pas adaptées pour  des points très rapides quotidiens comme le daily scrum meeting de la méthodologie SCRUM.  Il faut donc avant tout, vérifier la pertinence de ces bonnes pratiques avec le type de votre réunion.

Déterminer si la réunion est utile

Avant de vouloir organiser une réunion, il faut avant tout déterminer si cette dernière est objectivement qualitative et nécessaire, ceci afin d’éviter de tomber dans le travers de la « réunionite ».

Comment déterminer si une réunion est pertinente?

Certaines pistes doivent vous aider à déterminer si une réunion est utile dans l’état, voici quelques exemples de ces pistes :

• est-ce qu’un objectif est défini?
• est-ce que cette réunion permet de faire avancer un sujet?
• les informations qui doivent être communiquées, le sont-elles avec une valeur ajoutée? En effet, la réunion permet de transmettre des informations, et pour que cela soit efficace, il faut adapter/personnaliser le discours avec l’auditoire présent afin que le message soit bien compris par tous.
• les retards des participants, qui démontrent la non-adhésion à l’objet de la réunion
• le non respect ou l’absence de l’ordre du jour
• des fréquences de réunion trop élevées
• une durée trop importante de réunion par rapport au sujet à traiter

Limiter les personnes à inviter

Inviter uniquement des personnes nécessaires et qui sont impliquées dans le projet (celles qui apportent une valeur ajoutée).

Il n’y a rien de plus frustrant que d’inviter toute la planète lors d’une réunion, si une réunion doit avoir lieue, il faut avant tout déterminer qui est nécessaire lors de cette réunion pour faire avancer l’objectif ou le projet. Ces personnes seront obligatoires à la réunion. Si des personnes doivent uniquement obtenir une information, il n’est pas obligatoire de les inviter à la réunion et ainsi les bloquer pendant 1 heure, un compte rendu de cette dernière avec les actions à entreprendre peut suffire.

N’oubliez pas également un aspect souvent négligé dans une entreprise, quelle est le coût d’une réunion? En effet, plus vous mobilisez de ressources, plus le coût de la réunion sera élevée (taux horaire * nombre de participants * durée de la réunion).

Soyez prévoyant

A moins d’une urgence qui nécessite une réaction très rapide, il faut avant tout respecter l’agenda des personnes pour qu’elles puissent se dégager le temps de participer à cette réunion et anticiper cette dernière si des documents doivent être préparés, etc…

Pour une réunion en interne dans l’entreprise, il faudrait généralement (cela dépend des cas et des typologies d’entreprise) essayer de prévoir quelques jours à l’avance une réunion, dans le cas de personnes à l’extérieur de l’entreprise, il faut prévoir d’intégrer la partie logistique des personnes (hôtel, réservation de transport, etc…), dans ces cas il faudrait prévenir au moins une à plusieurs semaines à l’avance (toujours selon les cas).

Dans le cas où l’organisation de la réunion viendrait à changer (lieu, date, participants, etc…), il est nécessaire de prévenir les participants le plus tôt possible pour que ces derniers puissent adapter leur planning.

L’ordre du jour n’est pas optionnel

L’ordre du jour représente les éléments qui vont être discutés lors de la réunion. Cet élément n’est pas optionnel dans le sens où cet ordre du jour doit permettre :

• de déterminer si le participant a invité est nécessaire à la réunion (le participant va-t-il apporter une valeur ajoutée au projet? Est-il nécessaire de lui communiquer ces informations?)
• de mettre en place un timing pour l’animation de la réunion, en effet il est frustrant pour les personnes de ne pas discuter de l’ensemble des éléments prévus initialement lors de la réunion ou pire ne pas respecter le timing et donc de mettre en retard les participants.
• de recadrer le sujet ou l’objectif de la réunion si cette dernière dérive sur un sujet qui n’a pas à être discuté.

Définir et assigner les actions

Si la réunion nécessite de faire avancer un projet, il faut impérativement définir et assigner les actions lors de la réunion, cela permet notamment l’adhésion de l’ensemble de l’équipe et de la responsabilisation de l’individu de faire avancer la tâche qui lui a été confiée.

Les actions à réaliser doivent être notées dans le compte-rendu de la réunion ou dans un outil dédié, l’outil en réalité n’est pas important, le plus important reste la consignation de ces actions dans un endroit qui est connu et consulté par tous les membres de l’équipe.

Toute réunion mérite un compte-rendu

Afin de respecter le proverbe « les paroles s’envolent, les écrits restent », un compte-rendu est nécessaire à la fin d’une réunion, car il permet plusieurs choses :

• noter les actions et décisions qui ont été actées
• garder un historique et une traçabilité en cas de changement de personnel
• informer les personnes absentes à la réunion ou celles qui nécessitent uniquement les informations concernant les décisions actées
• être factuel sur le contenu de la réunion et de pouvoir demander la confirmation à un autre participant qu’un jugement personnel n’y est pas ajouté

Conclusion

La réunion est un outil de communication efficace quand elle est gérée correctement ce qui implique forcément une charge de travail pour effectuer la planification, la gestion, l’animation et le compte-rendu. C’est pourquoi, il est important avant de la planifier, d’évaluer si elle est nécessaire et si y investir du temps est intéressant ou non.

Dans le cas contraire, la réunion peut vite devenir contre productif et dans ce cas un temps conséquent est consommé par l’ensemble des participants pour une faible valeur ajoutée.